浅谈工程竣工后的档案整理与移交__墨水学术,论文发表,发表论文,(2)

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,做到专人负责管理;同时要求基建部门要有一位负责人分管建设工程档案工作,并配备专职档案管理人员,形成网络,责任到人,这样才能加大依法治档力度,保证建设工程档案工作的提高。
⑵档案工作人员必须解决好自身的档案意识,充分理解建设工程档案的重要性。有些工作人员对档案工作的不重视,根本原因是其对档案的重要性缺乏正确的认识。从宏观上来说,建设工程档案是一个单位历史发展的真实写照,建设档案记载着单位总体布局和远景规划;从微观上来说,建设工程档案记载着基本建设工程的规划、设计、施工和使用的基本情况,记载着每栋建筑物、构筑物以及地上、地下管线等的布局情况,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。
⑶加强工程档案工作的宣传、教育力度,让所有人感受到档案的重要性、必要性。档案部门应定期搞一些档案工作宣传活动,让大家了解档案工作、关注档案工作,营造一个重视档案、爱护档案的氛围,从而增强档案工作人员对自己的工作的责任感、自豪感。在基本建设过程中,多数人对档案是不太重视的,比如一些变更的施工资料,很多施工人员在竣工图中并没有体现出来。其实,档案在后期使用时是非常重要的,一旦图纸与现状有不同情况,很可能利用档案时会出现重大偏差,很可能造成重大失误和损失。
⑷制定工程档案的奖罚制度,调动工程档案工作人员的积极性。要使工程竣工档案达到完整、准确、系统,还应采取奖罚手段,坚决执行归档制度,做到有规可循,将基建工程项目文件材料形成、积累、整理、归档纳入基建部门工程技术人员及档案资料管理人员的职责范围,明确作为本职工作的组成部分,并作为业务考核的依据,工作好的有关人员应给予表扬或奖励,工作不负责任的有关人员,应通过协调限期整改,否则应给予批评或处罚,从而保证竣工档案达到完整准确系统。
2、利用各方力量,采取有效措施,保证档案完整、准确、规范。
⑴在建设工程招标时即将施工档案的移交列入招标文件,作为招标的一个条件,在投标文件中明确归档方案,收集整理移交的措施。中标的施工单位须把档案移交的押金交财务处,档案完整归档后方可退还押金,从而取得档案管理的主动权。
⑵充分利用监理的力量来监督档案的移交。建设工程项目档案工作是整个建设项目管理的重要组成部分,也是监理工作的一项重要内容,监理单位要对档案原始材料的形成、积累、整理进行检查和监控,确保原始材料的真实可靠。
⑶从档案的形成阶段就要抓好原始资料的收集工作。基建部门从工程的前期工作开始就要一步一个脚印的做好档案收集,基建部门的工程档案必须是专人保管,有专门的档案存放处,有用的档案资料应立即放到存放处并分类登记,资料拿走了应记录去向,同时应选择细心的并经过档案知识培训的人做档案员,在档案收集上应形成一个信息员网络,与档案有关的人员均应承担一定的责任。
⑷为保证工程档案在移交时能完好无损,在资料收集时应采取有效的措施防止图纸等资料的丢失、污染和破损,如在施工前可留出一至二份完整的图纸,留作为竣工图使用。对一些图形文件可做成光盘供利用者检索,可以减少原件的损坏程度。
⑸建设单位可将档案工作纳入建设工程质量验收体系,在施工过程中,建立建设工程档案的质量评估体系,并将档案材料列入质量评估中,在工程竣工验收时,档案材料的完整情况也作为验收的标准。
3、健全档案移交制度,及时整理、移交工程档案。
⑴建设单位在项目建设初期就应按照国家档案管理的有关规定,结合实际情况,制定相应的档案管理制度,同时明确建设单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等工程管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,以保证工程档案的顺利移交。
⑵建设工程的档案可以分段移交,尤其是周期很长

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