城建部门声像档案集中管理的难点及对策__墨水学术,论文发表,发表(2)

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工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
　　１?执法建制守规范。
　　收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《中华人民共和国档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。第一，各有关部门要认真宣传贯彻《中华人民共和国档案法》，依法办事。对那些不按规定要求收集、移交声像档案的部门和个人，要给以严格的处罚。第二做好声像档案的收集工作还需要把声像档案移交工作纳入到相关部门和人员的目标考核、达标升级、评先选优、职称评定等工作中去，通过建立激励机制来考核他们工作的业绩、业务熟练程度责任心的大小，从而调动他们的工作积极性。
　　２?领导重视是关键。
　　解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。声像档案的特殊作用在城市建设工作和活动中显得尤为重要，是任何一种载体的档案所不能比拟的。它通过静止或生动的画面、声音再现一个城市的历史原貌以及日新月异的变化，会给人们省下一个美好的对比和回忆。可见城建声像档案在形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程中，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
　　３?人、财、物是条件。
　　要想从根本上解决声像档案收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
　　４?前控工作是手段。
　　声像档案收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。另外，还应做好声像档案收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
　　５?部门配合共同管。
　　作为城建部门，尤其是业务部门或宣传部门平时注意在一个工程开始或一个项目改造之前，拍摄、留存大量声像的、为日后的整理归档积累档案。作为城建部门档案室来说，一方面要增强声像档案意识，建立切实可靠的声像档案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他门类的归档工作结合一并进行。另一方面，做好业务部门声像档案的业务指导工作，要教会他们如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案，要让他们充分认识到做好城建部门声像档案

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