浅析办公自动化文书立卷的改革及方法_论文网__墨水学术,论文发表(2)

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用的。有什么样的文件，就应该有什么样的档案，这是文件与档案对立统一的根本所在。从形式看，文件经过立卷这个环节，由单份文件组合成一个案卷，这是档案形成的一个非常明显的标志，也是为了保持文件之间的历史联系，便于今后查考与利用的一种需要。因此，几十年来，按文件的若干特征组卷，是文件归档所不可缺少的。随着办公自动化的发展，尤其网络技术的发展，人们保存、获取信息已经离不开电子计算机，利用档案除了非原件不可外，一般不再强调它的形式，因而使文件与档案在形式上的区别已经逐步消失，我们已不能简单地说立卷之前是文件，立卷之后是档案，或文件不经过立卷就不是档案，档案非案卷这种形式不可。因此，文件的归档，从文件跨越到档案这一步，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷与不立卷已显得不很重要了，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能迅速调阅，文件的立卷就显得多余而繁琐了。
　　计算机贮存了文件的全部内容，能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种“案卷”，从根本上解决了档案的查找和利用，那么，立卷就只是为保管而已，从而失去了它原来的本意。从保管的角度而言，立卷并不是十分有利的，因为它是固定的，比较死板；因为立卷是人为的、是手工式的，因而方法各异，好坏参差不齐，应该说是一种落后的方法。由此看来，淡化立卷或取消立卷是档案现代化管理的一种趋势，它在实践上和理论上都将是可行的。
　　淡化或取消立卷，并不意味着文件就不需要转化为档案，办理完毕后的文件仍然需要归档，这是必不可少的环节。那么，在不立卷的情况下，文件归档的条件和标志是什么呢？
　　文件归档的条件是：
　　第一，必须是已经办理完毕的文件，就是指完成了文书处理程序即可归档保存了。第二，必须有完整、齐全的电子文件相辅佐。对于收发文来说，必须做到全文信息，对于部分内部文件材料，尚难以做到全文贮存的话，可以暂时先著录条目信息，但必须单独组卷或装盒，以便于实体调阅。全文级的电子文件是淡化立卷或取消立卷的必不可少的前提条件。第三，必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别归档，分盒排列，分柜保管。
　　文件归档的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目装盒，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，就是文件材料归档的标志，也是文件与档案材料在形式上的一种区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人们的整理之后，有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。
　　淡化或取消立卷，归档前的文件材料的整理工作仍是必不可少的环节。那文件材料又如何进行整理呢？
　　首先，在整理的目的上，当计算机按照一定特征把文件材料轻松自如地、变化多端、多角度组合而且能迅速调阅时，人们发现立卷已经无足轻重了，长期有效的立卷传统方式将要成为历史。因此，文件的整理就可以由以保管和利用为目的，转向单纯以保管为主要目的进行整理。
　　其次，在整理的原则上，原先文书立卷是为了便于保管和利用而要尽可能保持文件之间的历史联系，是多少带有人为性的。文件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构；在时间上，产生于某一个特定的年月日。取消立卷，实质上就是变历史联系为自然联系，放弃了原先以内容为主要联系的方式，换之以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系，以适应计算机对文件的管理，因而在实践中受到了欢迎。
　　再

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