浅析办公自动化文书立卷的改革及方法_论文网__墨水学术,论文发表(3)

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次，整理的方法上，彻底改变了原来的案卷级方法，代之以文件级为基本保管单位，档案以件为单位进行整理编号，装盒排架，档案盒仅仅成为一种装具。文件归档整理的具体程序和方法可以是：区分全宗；全宗内档案分类；文件排列；文件编号；档案盒编号与排架等五个步骤。
　　一、区分全宗。这是纸质档案在整理工作中的一条原则，必须坚持。电子文件的整理将有可能突破全宗原则，但在现阶段，档案部门尚未接收大量电子文件之前，无论是纸质文件还是电子文件都必须坚持按全宗分别整理，这既是一种方法，也是档案整理的先决条件。
　　二、全宗内档案分类。是指归档文件按其自然联系进行分门别类，以便于保管和利用。文书档案在按内部机构或问题分类时，可以参照以前的立卷类目设置一个文件归档类目，但因无须立卷，故此类目只到第一层次即可。此实为一个单位档案分类大纲。
　　三、文件排列。所有文件均需分类装盒，分类方法与以往相同，即按机构分类或按问题分类，在类内文件的排列按收文、发文和内部文件三个方面，严格以时间先后为序排列，收文按收到登记日为准，发文以签发日期为准，内部文件以形成日期或生效日期为准。这种排列方法便于保管，但不便于提供利用，尤其当领导需要反映同一问题的文件时，需要从不同卷盒中取阅，若无计算机全文信息检索是相当困难的。因此，只有当计算机能进行全文检索，才能简化或取消立卷，以适应利用的需要，反之，则必须进行实体的组卷。
　　四、文件编号。即以盒为单位按文件排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
　　五、档案盒编号与排架。档案盒的编号在一年内按保管期限编制流水号，在排架时，可将历年档案统一按保管期限分别排架。
　　至此，档案整理工作即告结束。根据以上的整理方案，文书立卷改革后的文书档案成为以件为独立的保管单位。
　　以上所述文书立卷改革方案，必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，在文件归档以后的提供利用时，一般不调阅纸质文件即可提供利用为条件。在这种情况下，为了适应现代化管理，更好地管理档案，文件的立卷改革势在必行。上述改革方法是以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理为指导思想，其目的是为了简化手工劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用。但同时必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用。因此不论怎样改革，文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要。不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失或混乱不堪。文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。
　　参考文献：
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